Como evitar incompatibilidades entre formatos proprietários e ODF

No chat do Telegram LibreOffice-ES, a equipe de voluntários e usuários dessa excelente suíte de escritório compartilhou sua experiência para recomendar essas boas práticas ao receber ou enviar documentos em formatos proprietários. Com essa série de recomendações como guia de trabalho, a experiência de compartilhamento de arquivos será mais flexível. Não podemos dizer que ela será perfeita, porque nada é, mas ela nos poupará algumas dores de cabeça.

Gostaríamos de destacar as contribuições dos usuários @D_Navas e @alvarezp, sem esquecer de agradecer a todos aqueles que diariamente ajudam a fazer do LibreOffice uma grande ferramenta para o trabalho diário de muitos espanhóis.

E, claro, a melhor alternativa sempre será, obviamente, pedir à outra pessoa para instalar o LibreOffice: sem risco para ela, sem risco para a sua empresa ou organização, sem custos associados (exceto se a sua generosidade lhe permitir fazer uma doação voluntária), sem problemas de legalidade ou malware. Tudo isso desde que você faça o download do software no site oficial da The Document Foundation: https://pt-br.libreoffice.org/baixe-ja/libreoffice-novo/

Essa é a recomendação mais prática. Ao trabalhar com outras pessoas, a equipe de colaboradores deve padronizar o estilo a ser usado, as seções do documento, a tipografia e outros detalhes, como estilos de seção, estilos de lista, estilos de parágrafo, acrônimos e abreviações, que são os mais comuns.

A melhor maneira de exportar um arquivo para DOCX ou XLSX a partir do LibreOffice é:

  • Tenha imagens, figuras, gráficos ou quadros contendo outros objetos ancorados na marca de parágrafo.
  • Centralize a imagem horizontalmente no parágrafo e alinhe a base da imagem à base do parágrafo.
  • NÃO use texto ao redor da tabela (quadro).
  • Aumente o espaçamento entre os parágrafos, para que haja espaço para o programa com o qual o arquivo é trocado acomodar o layout do texto e das áreas gráficas.
  • Se você iniciar o arquivo do zero, sempre use os estilos do LibreOffice. Se um arquivo existente for modificado, é preciso ter muito cuidado com os formatos diretos que outros programas adicionam ao texto; Na medida do possível, elimine esses formatos diretos e substitua-os pelos estilos do LibreOffice. No Calc é muito melhor substituir os formatos internos do Excel como estilos. É trabalhoso sim, mas necessário, pois parece que existe um limite para o número de estilos no Calc e no Excel (por exemplo), para que o ciclo de troca de arquivos atinja rapidamente esse limite.
  • Não utilize documentos mestre, que não podem ser manipulados por outros pacotes de escritório.
  • Ative a opção para incorporar as fontes usadas e as fontes de substituição com a mesma métrica. Isso serve para proteger o espaçamento e a distribuição dos elementos no documento. Confira a postagem no blog do LibreOffice Hispano que explica esse tópico em detalhes: LibreOffice Hispano
  • Se possível, evite usar tabelas aninhadas (tabelas), ou seja, tabelas colocadas dentro das células de outra tabela. Alguns colaboradores do chat do LibreOffice-ES acham que isso é uma aberração e complica a exportação. Se você quiser ter um formulário, é melhor usar o Calc para projetá-lo e enviá-lo como anexo. Use imagens parciais do formulário para explicá-lo.
  • Fique atento se os fluxogramas foram criados pelo programa proprietário, pois ele usa um elemento raiz (tela) para dispor os elementos. No LibreOffice, o mais próximo é uma caixa de texto.
  • O formato XLSX é fatal para ser importado quando possui macros protegidas incorporadas, que servem para o fluxo de trabalho com o documento. É melhor solicitar o compartilhamento com ou sem as macros expostas.
  • Se você tiver que escolher entre importar um ODT para um programa proprietário ou exportar um ODT para um formato proprietário, escolha a última opção, pois o LibreOffice oferece melhor compatibilidade com seu exportador!
  • Procure não numerar as tabelas (gráficos), pois o índice das tabelas (gráficos) é aquele que o programa proprietário não interpreta corretamente, o que faz com que seja introduzida a palavra SEQ na legenda da tabela (gráfico), que é o nome do campo de sequência no LibreOffice com o qual legendas, figuras, equações, etc. são numeradas consecutivamente. Uma solução desesperada é construir o índice da tabela manualmente. Poderia haver uma maneira melhor, que ainda não vimos.

No anexo você encontrará um exemplo de como um documento DOCX e um ODT podem ser tratados. Também incluímos um PDF que possui um ODT (PDF híbrido ou editável no LibreOffice) incorporado. Esses exemplos foram validados pelo uso em situações reais, portanto não são apenas exemplos teóricos, o que lhes agrega muito valor. No exemplo, foi ativada a opção de incorporar a fonte utilizada. Se você ajustar as opções do LibreOffice para que a substituição da fonte esteja de acordo com o artigo mencionado acima, você terá menos problemas. Ainda não adicionamos um exemplo de fluxograma, mas está pendente para posterior. Mas foi adicionada uma caixa de texto e, ao mesmo tempo, uma imagem da opção escolhida no menu de contexto. Atenção: o menu de contexto não é ativado se a caixa de texto não tiver sido criada, e a caixa de texto é criada até conter algum texto.

Exemplos:

Como visto nos exemplos, uma legenda não é exibida. Isso provavelmente se deve a uma peculiaridade do LibreOffice, que quando você adiciona uma legenda, o quadro da imagem não se expande automaticamente para incluir o espaço vertical usado pela legenda – presumimos – mas a expectativa é que a legenda possa ser lida. lenda e ver a pintura truncada, mas é o contrário. Portanto, a nossa interpretação do que acontece é parcial. Ao comparar os PDFs, observa-se a mudança no espaçamento devido ao uso de fontes diferentes entre o LibreOffice e o programa proprietário.

Por fim, para referência, é isso que a Microsoft aponta sobre o formato ODT: Referência

Fonte da postagem: Blog LibreOffice Hispano